Порядок ведения путевой документации на предприятии

Инструкция по заполнению путевых листов – База статей | Грузоперевозки, транспорт, перевозки грузов Минск, Беларусь, РБ, СНГ

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Путевой лист грузового автомобиля – важный первичный учетный транспортный документ, который контролирует и оформляет работу транспортного средства организации, занимающейся перевозкой грузов, вне зависимости от её организационно-правовой формы.

Путевой лист обязателен к оформлению наряду с товарной накладной для компаний перевозчиков. Утвержденная форма образца путевого листа, а также инструкция по её заполнению закреплена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 ноября 2010 г. № 138 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению».

Данная форма документа применима к внутриреспубликанским грузоперевозкам, а также к перевозкам в страны ближнего и дальнего зарубежья. После 18 февраля 2011 года используется утвержденный образец формы 2 (г) для путевых листов грузовых автомобилей.

Вместе с тем, организация может разработать и утвердить свою форму аналогичного учетного документа.

Закон это позволяет, но при условии наличия в ней всех необходимых для данного типа документа пунктов, как то:

  • дата путевого листа;
  • наименование перевозчика (печать);
  • марка транспортного средства и его регистрационный знак;
  • данные о водителе, номер удостоверения;
  • отметка о прохождении водителем медицинского осмотра;
  • отметка о техническом состоянии транспортного средства;
  • данные спидометра, времени выезда/возвращения транспортного средства;
  • информация о ТСМ (топливно-смазочных материалах);
  • данные о работе водителя и транспортного средства;
  • отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика (инженера, диспетчера, техника по учету ТСМ и др.), удостоверяющих прием/сдачу транспортного средства.

Графы, по которым информация отсутствует, разрешается не заполнять. Организации перевозчиков могут также вносить дополнительную информацию в путевой лист по своему усмотрению на основании своей производственной необходимости, не являющейся обязательной.

Необходимость регулярного заполнения путевого листа обусловлена бухгалтерским учетом расхода ТСМ, начислением заработной платы водителю, ведение общих расчетов за осуществляемые грузоперевозки и статистической отчетности в целом, обеспечения безопасности движения и выполнения норм материальной ответственности лиц, в пользование которых вверено то или иное транспортное средство.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается водителю под расписку уполномоченным лицом за 1 рабочий день и при условии сдачи предыдущего путевого листа за день предыдущий. На более длительный срок путевой лист образца 2 (г) выдается при условии междугородних или международных перевозок.

В тех случаях, когда одно и то же транспортное средство эксплуатируется разными водителями в течение одного дня, в зависимости от маршрута и т.д., путевые листы выдаются на каждого водителя. Таким образом, уполномоченное лицо обязано подготовить несколько путевых листов на одно транспортное средство.

В целях обеспечения безопасности дорожного движения грузоперевозки без оформления путевого листа ЗАПРЕЩЕНЫ! Статья 40 Закона Республики Беларусь «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках», статья 12.

7 КоАП РБ и другие нормативные документы устанавливают штрафы, лишения полученной прибыли (вплоть до лишения лицензии и запрете заниматься определенными видами деятельности) за отсутствие путевых листов у водителей, за некорректное их заполнение, за отсутствие подтверждения технической пригодности эксплуатируемого транспортного средства и т.д.

Предположим, что некая фирма ООО «Трансмагистраль», находящаяся в г. Витебске, ул. Ленина, 56, заключила договор на оказание транспортных услуг. Водитель-экспедитор Ляшенко С.В. (имеющий второй класс) получил задание:

6 августа на основании договора с ИП Сванидзе доставить из Витебска (пр. Мира 16) в г. Могилев (ул. Пирогова 8) офисную оргтехнику;

6 августа из г. Могилева прибыть в г. Солигорск для выполнения заказа;

7 августа по договору с ЗАО «Машстрой» из г. Солигорска (ул. Солнечная, 15) в г. Борисов (ул. Гагарина, 9) перевезти запчасти. Экспедитору оформляется командировка на 2 дня: с 6 по 7 августа и путевой лист.

Пункты с 15 по 17 заполняются при возвращении автомобиля, когда фиксируется фак-тическое время возвращения транспортного средства, показа¬ния спидометра, расход топлива по норме/по факту результатов работы, марка топлива, пробег.

Разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа», графы «Для расчетов» в условиях автоматизированной обработки путевых листов не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

После сдачи путевого листа записываются рас¬стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г. подробно указаны все предпосылки превышения коэффициента расхода топлива для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д. Заполняя путевой лист, не лишним будет проверить информацию о коэффициенте там.

Наряду с обязательным оформлением путевых листов существует необходимость ведения журнала учета путевых листов, который хранит сведения о выданных ранее путевых листах.

Журнал также является документом строгой отчетности наряду с путевыми листами. На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета.

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Дата выдачи путевого листа водителя в журнале учета должна обязательно совпадать с датой, стоящей в самом путевом листе.

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах. Важно внимательно следить за всеми обновлениями нормативно-правовой базы и регулярно вносить соответствующие изменения в работу компании.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

Везде ставятся подписи уполномоченных лиц, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии, удостоверяющие достоверность топливных показателей.

К путевому листу прилагается также по экземпляру талона с расчетом стоимости услуг для перевозчика и для заказчика, информация в которых дублируется.

Талон фиксирует:

  • номер путевого листа, дату;
  • наименование перевозчика;
  • марку, регистрационный знак транспортного средства;
  • время и дату прибытия/убытия;
  • показания спидометра на этом этапе;
  • количество поездок;
  • номера приложенных ТТН-1;
  • данные о заказчике (наименование, должность, ФИО ответственного лица, печать).

Первую часть талона (экземпляр заказчика) передают заказчику вместе со счетом, вторая часть талона (экземпляр перевозчика) остается у водителя и прикладывается к путевому листу. Если заказчиков и/или перевозчиков несколько, то выписывается несколько экземпляров талона соответственно. Если компания перевозит груз для собственных нужд, такие талоны оформлять необязательно.

После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

При заполнении коэффициента расхода топлива не лишним будет обратиться к нормам, установленным Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г., где подробно указаны все предпосылки превышения для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д.

При заполнении коэффициента расхода топлива не лишним будет обратиться к нормам, установленным Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г., где подробно указаны все предпосылки превышения для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д.

Наряду с обязательным оформлением путевых листов существует необходимость ведения журнала учета путевых листов ответственным лицом в организации, осуществляющей перевозку грузов.

Журнал хранит сведения о выданных ранее путевых листах и представляет собой также документ отчетности для организаций, осуществляющей перевозку товаров и грузов.

На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Табличная часть журнала обычно состоит из следующих колонок:

  • номер путевого листа;
  • дата его выдачи;
  • ФИО водителя;
  • табельный, номер водителя;
  • гаражный номер транспортного средства;
  • подпись водителя в получении путевого листа;
  • подпись диспетчера (ответственного лица), бухгалтера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;
  • примечания (если имеются).

Дата выдачи путевого листа водителя в журнале учета должна обязательно совпадать с датой, стоящей в самом путевом листе.

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах.

Источник: https://www.transinfo.by/knowledge_base/instruktsiya_po_zapolneniyu_putevykh_listov.html

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Российский бухгалтер, N 5, 2014 год Артем Пфеффер, эксперт журнала В данном материале мы поговорим о нюансах заполнения путевых листов.

(далее — Закон N 69-ФЗ) были внесены изменения в целый ряд действующих нормативных правовых актов нашей страны, в частности в:- ;- ;- ;- ;- (далее — КоАП РФ).

На момент принятия услуги легкового такси в нашей стране страдали многочисленными изъянами:- предоставлялись на изношенных и небезопасных автомобилях;- зачастую оказывались неопытными водители, не имеющими соответствующего стажа;- таксистами не уплачивались налоги;- идентифицировать такси в массе других машин было сложно;- значительно разнилась цена услуг;- так далее.Принятие было направлено на избежание всех негативных моментов, связанных с оказанием услуг легкового такси.Но и в сам были внесены изменения , вступившие в силу с 1 января 2013 года.Итак, согласно деятельность по перевозке пассажиров

Нормативные документы по оформлению путевых листов

Во исполнение части 1 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г.

N 259-ФЗ

«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555) приказываю: 1. Утвердить прилагаемые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. 2. Признать утратившими силу Приказы Министерства транспорта Российской Федерации: от 30 июня 2000 г.

N 68

«О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте»

(зарегистрирован Минюстом России 3 июля 2000 г., регистрационный N 2298); от 22 сентября 2003 г. N 191 «О внесении изменений и дополнений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 30 июня 2000 г. N 68» (зарегистрирован Минюстом России 6 октября 2003 г., регистрационный N 5150).

Ведение путевых листов на предприятии

Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008.

Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Рекомендуем прочесть:  Ооо раздел имущества

№ 402-ФЗ о бухгалтерском учете. Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  1. название и номер самого документа;
  2. реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
  3. период действия;
  4. данные о владельце ТС;
  5. данные о самом ТС;
  6. данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
  7. данные о водителе ТС;
  8. дату выдачи;

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации.

  1. Бланкер.
  2. 2. Порядок оформления, ведения путевых листов и контроль за использованием служебного автотранспорта

Порядок и правила заполнения путевых листов

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность.

На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ.

Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС.

Правила оформления путевых листов на предприятии грузовых авто

/ / 25.04.2018 156 Views В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений.

В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя. Грузовые автомобили В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

  1. С учетом повременных тарифов.
  2. Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «».

Поэтому именно данное ведомство издало Приказ № 152[1], внесший в этот порядок любопытные изменения.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Назначенные лица для выполнения обязанностей старшего машины должны иметь при себе удостоверение старшего машины (Приложение N 2 к настоящему Руководству). У компании более

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия.

Подпись подкрепляется печатью организации.

Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте (с изменениями на 22 сентября 2003 года) (утратил силу с 21.10.2008)

ПРИКАЗот 30 июня 2000 года N 68О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей,осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте (с изменениями на 22 сентября 2003 года)____________________________________________________________________Утратил силу с 21 октября 2008 года на основании________________________________________________________________________________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: (Российская газета, N 206, 14.10.2003).

____________________________________________________________________В целях обеспечения безопасного функционирования автомобильного транспорта, принадлежащего индивидуальным предпринимателям, и руководствуясь (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 50, ст.4873), , утвержденным (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 3, ст.235),

Об утверждении Порядка организации транспортной деятельности в органах внутренних дел Российской Федерации (с изменениями на 8 ноября 2019 года)

(с изменениями на 8 ноября 2019 года)____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: ; ; ; . ____________________________________________________________________В целях организации использования, хранения, технического обслуживания и ремонта транспортных средств в органах внутренних дел Российской Федерации -приказываю:1.

Источник: http://dvpravo95.ru/porjadok-vedenija-putevoj-dokumentacii-na-predprijatii-76554/

Предрейс. Всё о безопасности дорожного движения и предрейсовом техническом контроле

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Деятельность любой организации, эксплуатирующей транспорт регулируется Федеральнымы законами, приказами и прочими нормативными актами.

Основной закон в сфере обеспечения безопасности дорожного движения – №196-фз от 10.12.1995г.

Начинать организацию работы с транспортом на предприятии необходимо с тщательного изучения именно этого закона. Если сложно, лень, или нет врмени – читаем дальше!

Первый вопрос, на который Вам необходимо ответить – принадлежит ли автомобиль юридическому лицу (ИП), либо собственник – физическое лицо.

Если в свидетельстве регистрации транспортного средства в качестве владельца указано ООО, АО, ИП – начинаем организацию транспортного отдела.

И Закон абсолютно не предусматривает различий между формой собственности и основным направлением деятельности предприятия, количеством автомобилей, а также, по большей части, не учитывает вид транспортного средства.

Даже если фирма маленькая, автомобиль всего один, и тот возит генерального директора, закон требует соблюсти ряд условий и организовать обязательные мероприятия на транспорте.
Если на фирму зарегистрирован грузовик, седан представительского класса, автобус, такси, колесный погрузчик и т.д. – продолжаем изучать далее.

  • Что делать, если на балансе организации (фирмы) есть автомобиль
  • Какими законами и нормативно-правовыми актами нужно руководствоваться организации при эксплуатации автомобиля
  • Какие контроллирующие (надзорные) органы могут проверить деятельность организации, владеющей транспортом. Как узнать, планируется ли проверка фирмы
  • Как не стать объектом проверки надзорных органов. Кого, почему и как проверяют?
  • Что проверяет транспортная инспекция и МВД? Как должен быть организован транспортный отдел в фирме? Перечень мероятий на транспорте.
  • Что проверяет трудовая инспекция, если в организации есть автомобили.
  • Экологические трабования к предприятиям, эксплуатирующим автотранспорт.
  • Что такое предрейсовый технический контроль?
  • Коммерческие и некоммерческие перевозки. Какими законами и приказами руководствоваться, если организация не осущетсвляет перевозки, а использует транспорт для собственных нужд?
  • Изменения в закон о безопасности дорожного движения с 21 декабря 2018 года. Каким организациям придется нанять на работу специалиста по безопасности дорожного движения?
  • Кто имеет право выпускать автомобиль на линию? Кто обслуживает транспорт в организации? Процесс выпуска автомобиля на линию. Предрейсовый технический контроль
  • Если в организации есть транспорт, нужен ли механик (ответственный за БДД)? Кто может быть механиком? Какие документы должны быть у механика? Где пройти обучение по БДД?
  • Должностная инструкция механика, ответственного за безопасность дорожного движения. Какие журналы должен вести механик (ответственный за БДД)?
  • Кто может выпускать автомобили на линию, если механик болен или в отпуске?
  • Нужно ли вести путевые листы?
  • Какой формы должны быть путевые листы (свободной формы или “госкомстатовской”? Можно ли выписывать путевые листы на месяц?
  • Отметка механика в путевом листе. Как выглядит? Кто ставит? Нужен ли штамп?
  • Новая форма путевого листа и новая форма журнала учёта выхода автомобилей на линию с декабря 2017 года
  • Какова ответственность водителя и перевозчика (организации и должностного лица) за выпуск автомобиля без путевого листа, отметки механика и медика?
  • Что делать, если ГИБДД поймало водителя без путевого листа?
  • Кто может работать водителем, и как документально оформить водителя на работу. Может ли автомобилем управлять сотрудник организации – не водитель
  • Какие документы должны быть у водителя при приеме на работу?
  • Инструктажи водителей. Кто, зачем и как их проводит? Как оформить?
  • Кто должен проходить стажировку и можно ли без неё обойтись?
  • Обучение водителей по 20-часовой программе
  • Что такое уголок БДД? Какие плакаты по безопасности дорожного движения должны быть?
  • Нужно ли организовывать предрейсовые медицинские осмотры водителей, если деятельность организации не связана с транспортом?
  • Кто имеет право проводить предрейсовые медицинские осмотры? Можно ли нанять медсестру в штат организации? Нужна ли лицензия на организацию и проведение обязательных предрейсовых медосмотров?
  • С кем заключить договор на организацию и проведение предрейсовых, послерейсовых медицинских осмотров? Сколько стоит проведение медосмотров?
  1. Распечатать и изучить Закон №196-ФЗ от 10.12.1995г, особенно статью 20.
  2. Понять смысл этого Закона, а он очень прост и сводится к тому, что автомобиль и водитель должны быть “исправны”.
  3. Понять, что у автомобиля должен быть водитель (несколько водителей), имеющий все необходимые допуски к управлению конкретным ТС и медицинские справки (за исключением случаев, когда автомобиль сдается в аренду другому лицу, или организации БЕЗ ЭКИПАЖА).
  4. Принять факт, что даже в небольшой организации, даже за одним автомобилем должны быть закреплены ответственный за безопасность дорожного движения и механик (контролер технического состояния ТС), прошедшие специальное обучение.
    Водитель ТС может быть механиком и ответственным за БДД по совместительству, если пройдёт соответствующее обучение.
  5. Обеспечить механика/ответственного за БДД необходимой нормативно-правовой документацией и журналами, которые механик должен вести. Организовать уголок по БД.
  6. Организовать проведение ежедневных выпусков автомобиля на линию и возврат с линии (предрейсовые и послерейсовые технические осмотры), а также ведение путевой документации (хотя бы на бумаге, но это, нужно понимать – подлог).
  7. Организовать ежедневный предрейсовый медицинский осмотр водителя, а в некоторых случаях, и послерейсовый, заключив договор с медицинской организацией, имеющей линензию на данный вид деятельности.
  8. Заключить необходимые договоры со сторонними организациями (стоянка, мойка, техническое обслуживание автомобилей с утилизацией опасных веществ (АКБ, масла и т.д.), предрейсовые и периодические медицинские осмотры,договоры страхования (ОСАГО) а также специфические договоры при необходимости (тахографы, навигационные системы и т.п.).
  9. Разобраться в правилах и тонкостях эксплуатации конкретного транспортного средства, т.к. существует множество подзаконных актов (приказов, рекомендаций, писем и т.д.), зачастую протеворечащих друг-другу, но служащих источником коррупции в надзорных органах. Сразу отмечу, что на сей последний факт сильно расчитывать не рекомендую. Уровень коррупции неуклонно падает и “разойтись по хорошему” сейчас крайне сложно и дорого. Проще – соблюдать Закон!
  10. Посчитать, что выгоднее: заплатить все штрафы, если пройдет проверка (от 50 000 до 1 500 000 рублей, включая уголовную ответственность руководителя организации); организовать эксплуатацию своего транспорта в соответствии с Законодательством (от 15000 рублей в месяц); избавиться от транспорта и пользоваться услугами транспортных компаний (пусть за всё отвечают они!).

Вернуться к навигатору по вопросам

Структурированные выдержки из нормативно-правовой документации можно посмотреть ТУТ!

Вернуться к навигатору по вопросам

Также, в отдельных случаях, возможны проверки Ростехнадзора, Роспотребнадзора, Минздрава, ну и конечно Прокуратуры

Посмотреть сводный план проверок на календарный год можно на сайте прокуратуры.

Вернуться к навигатору по вопросам Многие руководители считают, что все, как бы это помягче выразится – “чрезмерные” требования в области обеспечения безопасности дорожного движения относятся к кому угодно, только не к ним. “Фирма, видите ли, не транспортная, отходы с АЭС и детей не перевозит, да и автомобилей один-два, да и те маленькие.

Да и вообще! С налоговой бы разобраться, а тут вы еще со своим транспортом”… Или “да у нас проверок никаких 10 лет не было. Почему нас вдруг должны проверять?”
Давайте разбираться: В соответствии с ФЗ-294, Постановлением правительства №398 и т.д. проверки бывают следующих видов:

  • Рейдовые мероприятия. Тоесть, проверки на дорогах сотрудниками МВД и Ространснадзора (проверка документов водителя, автомобиля и на перевозимый груз, а также путевых листов). Если что-либо не понравится проверяющему, Вас пригласят в территориальное подразделение на документарную проверку, либо устроят полноценную внеплановую проверку;
  • Документарная проверка. Самый частый вариант. Бывают плановые и внеплановые. Плановые проверки Хорошая новость: плановые проверки предприятий, эксплуатирующих транспорт с 2019 года не проводятся! Плохая новость: основной упор делается внеплановые проверки и рейдовые мероприятия. Согласовывать внеплановую проверку с прокуратурой большене нужно, т.к. вводится уведомительный порядок. Внеплановая проверка назначается в случае, если выявлены нарушения требований по безопасности дорожного движения (ДТП, штрафы за нарушение ПДД с участием автомобилей предприятия и т.д.) Логика прокуратуры и инспекции просты: если автомобили организации нарушают ПДД, значит на этом предприятии не организована работа по БДД. Придётся доказывать, что Ваша организация делает всё, что нужно, чтобы эта ситуация не повторилась.
  • Выездная проверка. Самый страшный вариант, тем более если проверка – внезапная! Если Вам так “повезло”, то стоит Вам посочувствовать, т.к. пройти такую проверку некрупной организации без предписаний практически невозможно. К Вам приедет инспектор и проверит всё, вплоть до шкафчиков водителей и комплектации аптечек.

Таким образом, расчитывать, что Вашу организацию, если в ней есть автомобили, минует проверка – сильно не стоит. Также не стоит уповать на логику и человечность инспектора.

Инспектор пользуется опросным проверочным листом, утвержденным его, инспектора, ведомтсвом и справочником инспектора, на основании которого формирует предписание и выписывает штрафы, как робот. У каждого ведомтва свои опросные проверочные листы, которые можно найти в свободном доступе.

Можно, конечно, начать спорить с сотрудником УГАДН, но это чревато наложением ареста на Ваши автомобили до решения суда. Суд назначит экспертизу, которую проведёт … сотрудник УГАДН. Круг замкнулся!Таким образом, чтобы избежать проверки нужно объяснить водителям необходимость избегать нарушения ПДД и попаданий в ДТП, вести путевую документацию и не попадаться транспортной инспекции и ГИБДД на глаза.

А еще лучше – организовать работу с транспортом по правилам и никого не бояться!

Источник: http://xn--d1abbq0agck.xn--p1ai/

Порядок сдачи путевых листов в бухгалтерию

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться, в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа.

Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

 НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

  • учёт по лимитам;
  • компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов. В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта.

Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию.

К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/spisanie-gsm-po-putevym-listam.html

Списание ГСМ по путевым листам — пример, расчет, порядок

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

Источник: http://atc-desna.ru/poryadok-sdachi-putevyh-listov-v-buhgalteriyu/

Правила оформления путевых листов на предприятии

Порядок ведения путевой документации на предприятии

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил.

При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них.

Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения путевых листов должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС.

https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo

Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ.

Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист — это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

  • легковой транспорт;
  • специальный транспорт;
  • грузовое ТС;
  • пассажирское такси;
  • автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

  1. Номер.
  2. Наименование.
  3. Период действия бланка.
  4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
  • Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
  • дата в формате числа, месяца, года и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

  • его тип;
  • модель;
  • модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
  • регистрационный номер ТС;
  • начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
  • информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль.

Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером.

Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Источник: http://alexnikolaev.ru/pravila-oformleniya-putevyh-listov-na-predpriyatii/

НарушенийНет
Добавить комментарий